L’agenda:

L’agenda est la base de notre travail.

Et notre moyen à tous d’avoir les infos qui nous intéressent par poste. 

Il permet de travailler de manière fluide ensemble. 

-Les spectacles et soirées, stages, occupation de la salle, locations…:

Les noter en « jour entier ».

Pour les réveillons et Saint Valentin, rajouter dans le commentaire de l’événement, le menu avec l’horaire et le tarif.

-Les réservations:

• Dans l’intitulé:

Nom et nombre  

Pour les groupes et réservations des réveillons/St Valentin mettre la date de la demande d’acompte ou d’envoi du devis pour les rares cas où ils ne peuvent pas verser d’acompte.  Ou les spécificités (ex pas d’acompte).

Si c’est une signature de devis qui est reçue, le modifier à réception en « Devis signé » dans l’intitulé. 

Ne pas noter les acomptes reçus. Car ils doivent avoir été vérifiés en banque, ou relevés dans la boîte aux lettres et déposés en banque puis rentrés en caisse.

• Dans les commentaires:

Mettre au moins le n° de téléphone des clients pour les réservations les plus basiques. 

Et les infos importantes: menus, gâteau, tarifs des options particulières et/ou des demandes exceptionnelles ou personnalisées, les paiements qui seront faits après la soirée à x jours sur réception de facture, bons kdo…

-Les options de réservation:

Noter systématiquement les groupes qui posent des options de date comme vu au dessus. Et la date à laquelle nous aurons une réponse.

-Les annulations de soirées:

Annuler la clientèle d’une soirée par mail ou message ou téléphone. Proposer une autre date ou un avoir ou un remboursement sur envoi de leur RIB. Noter ces informations. Avertir systématiquement quand un client n’a pas répondu, n’a pas été joignable…

 

Les fiches:

Elles sont un récapitulatif concis des informations de l’agenda pour les soirées.

Doit être noté:

Nom, nombre, menus et info importantes s’il y a.

Les paiements ou chèque reçus: WEEZ, acomptes, chèque ok.

Noter « paiement sur facture » pour les paiements qui seront faits après la soirée. 

• Pour les groupes, s’ils ne prennent pas la formule boisson, noter « sans formule ».
• Pour les EVC, mettre « repas spectacle marié offert » si c’est le cas. S’ils prennent le strip mettre « Strip Yo » ou « Strip Elo » selon le cas. Pour les EVC lors des soirées spéciales, mettre « repas marié offert » si c’est le cas. 

Plus généralement, noter le tarif des choses à facturer en plus. (le tarif d’un strip quand il est payant, d’un gâteau, le montant total des parts de gâteau facturées en plus, d’un droit de bouchon…). 

 

Le téléphone:

Les horaires d’astreintes d’une journée sont définis mais souples, tant que les clients sont rappelés dans cette même journée. Avertir systématiquement si l’astreinte d’une journée ne peut pas être assumée.

Par contre, les jours d’ouverture, avertir systématiquement si les horaires de l’astreinte ne peuvent pas être appliqués. Idem si les mails de réservation ne peuvent pas être traités. Surtout si une soirée n’est pas complète le jour même.

 

Informations données aux clients:

Elles doivent être le reflet de ce que nous pouvons ou voulons proposer à nos clients. 

Quand les gens demandent à être bien placés ou à un endroit précis, qu’ils ont des demandes particulières, leur dire que c’est noté et que nous ferons notre possible mais que parfois ça ne l’est pas. 

Pour les strip, lorsque leur demande est trop précise, idem. Dire que le numéro est fait pour ne pas dénaturer le spectacle, et qu’il est dans la dérision et l’état d’esprit du lieu et du spectacle pour que tout le public se sente concerné. 

Plus généralement, plus il y a de précisions, plus ça nous enlève de la liberté lors des soirées et la possibilité de mener les clients comme nous le souhaitons.

Notre carte propose une restauration de produits de saison. Et a des propositions de plats végétariens et véganes. Il n’y a pas besoin d’anticiper des besoins non formulés. S’ils ont un régime particulier, ils le précisent toujours d’eux-mêmes.

-Conditions pour les groupes:

• Les formules proposées sont valables tant qu’ils sont dans la fourchette du nombre correspondant à l’offre. Quand il y a une négociation, les conditions négociées sont valables uniquement si le nombre du groupe reste inchangé. 
• Les formules boissons pour les + de 8: le tarif est valable si l’ensemble du groupe prend la formule.
• La réservation est notée mais sera effective lorsque l’acompte sera reçu. Nous devons recevoir le paiement dans les jours qui suivent le blocage de la date.

Si pour une entreprise ce n’est pas possible, convenir avec eux de la date ou la marche à suivre. Et le noter dans l’agenda pour que de notre côté nous ayons une vision rapide et simple du moment où nous pouvons les relancer. Et/ou pouvoir prendre une décision si nous recevons d’autres demandes. 

• Pour les groupes, le nombre de personnes est modifiable sans être dû jusqu’à 48 heures avant. Passé ce délai les formules sont dues.

Plus spécifiquement, pour les CE, entreprises, privatisations: 

Le réajustement du nombre de personnes est:
• Gratuit jusqu’à 3 semaines avant la date de réservation.
• Entre 3 semaines et 1 semaine, 50% de la somme des absents est due.
• A une semaine de la date de réservation, les formules des absents sont dues

-Privatisations:

Offertes à partir de 70 personnes en formule Prestige.

Offertes à partir de 80 personnes en formule gourmande.

En dessous de 70 ou 80 personnes, compter le nombre de formules manquantes pour arriver à 70 ou 80 formules (selon formule choisie).

-Location de la salle:

Le Kalinka met à disposition un régisseur pour l’accueil technique et le montage technique
Si le bar est sollicité, mise à disposition d’une personne du Kalinka pour tenir le bar. Les recettes du bar reviennent au Kalinka.

Contrat obligatoire.

Feuille de route obligatoire.

Fiches techniques obligatoires.

-Fichiers types envoyés:

Nous devons valider la rédaction lors de sa création. Et pouvons demander de le modifier selon l’évolution du cabaret. 

Il doit contenir les conditions et les formules ou menus ou carte proposées selon le cas: + de 8, + de 25, …

Ainsi que: « Nos produits sont frais, certains plats peuvent être modifiés selon les saisons. »

Pour les réservations à long terme, les clients recevront le détail des menus à choisir quelques semaines avant. Nous aurons besoin de leur choix maximum 48 heures avant la date. 

 

Les contrats, factures, devis, Synology, clutch, billetterie WEEZ:

Les contrats, factures et devis doivent être stockés dans le drive. Et envoyés aux clients ou artistes selon le cas.

Le drive nous permet d’y avoir accès. Et l’info notée dans l’agenda permet de savoir que c’est fait. 

Conserver dans le drive la version modifiable pour qu’elle puisse être modifiée si nécessaire, avec les personnes concernées, sur le moment. Ou pour dupliquer (ex les contrats des artistes avec qui nous travaillons de manière récurrente).

Dans Synology se trouvent les tableaux avec les informations des spectacles pour les différents besoins et conditions convenus avec les artistes pour établir les contrats. 

Avertir, demander si il y a des difficultés pour trouver les fichiers et se connecter à Synology.

Clutch: Envoyer les infos comme convenu avec eux.

Billetterie WEEZ: Ouvrir/fermer, modifier les tarifs selon besoin et évolution des réservations et événements.

 

GÉNÉRALITÉS:

Le Kalinka a une véritable identité artistique et une méthode pour l’organisation et le déroulement de ses soirées, pour la création de ses spectacles et sa communication. 

Cette notice répond à la plupart des demandes que nous recevons. Elle donne la marche à suivre pour la gestion des demandes des clients et que les différents membres de l’équipe aient accès aux informations selon leur besoin. 

Mais… 

S’il y a un doute, une question, une demande trop particulière, une erreur, un problème…parler ou téléphoner ou poser la question par message…

Nous avons une vue d’ensemble qui nous permet de pouvoir pallier aux problèmes, répondre aux questions pour que les réponses apportées respectent la liberté et l’organisation de nos soirées et spectacles.

Une réponse simple à tous les messages est nécessaire. Un vu ne signifie pas que le message est reçu et compris dans son ensemble.